20 نصيحة لإدارة الوقت بشكل فعال و زيادة إنتاجيتك في العمل
اختيار كيفية قضاء كل ساعة من يومك أمر ضروري و حيوي لنجاحك وعقلانيتك. ومع ذلك ، بغض النظر عن كيفية التخطيط لها ، يستمر العمل في التراكم. في دقيقة واحدة تقوم بإنشاء موقع ويب ، في الدقيقة التالية تقوم بتحديث دفاتر المحاسبة الخاصة بك. ثم ، قبل أن تدرك كم كنت مشغولًا بشكل مثير للسخرية ، تجد نفسك تتناول الغداء أثناء مكالمة جماعية. بشكل أساسي ، بدون استراتيجية فعالة لإدارة الوقت ، من المنطقي أنك تخاف من الغرق في عبء عملك.
تعرّف على كيفية التحكم في ضغطك في العمل بشكل أفضل ، واستغل يومك ، واعمل بكفاءة وإنتاجية مع نصائح إدارة الوقت التالية:
- انهض مبكرا
- خطط لوقتك مقدمًا
- ضع أهدافًا يمكن تحقيقها
- قم بمهامك المفضلة أولاً
- إنشاء نظام للمهام حسب الأولوية
- اجمع المهام المتشابهة معًا
- قم بإزالة العناصر غير الضرورية من قائمة المهام الخاصة بك
- لا تعلق في التفاصيل
- تتبع وقتك
- تخلص من عوامل التشتيت
- خطط للانتهاء مبكرًا
- استغل وقت الانتظار والوقت الفارغ
- توقف عن عمل مهام متعددة في نفس الوقت
- تعلم أن تقول لا
- فوض عملك لأشخاص أخرين
- خلق عادات منتجة
- نم بشكل جيد في الليل
- الحفاظ على صحتك بشكل جيدة.
20 نصيحة لإدارة الوقت بشكل فعال و زيادة إنتاجيتك في العمل :
01. النهوض في وقت مبكر:
الصباح هو وقت ثمين للتخطيط لليوم ، أو تناول وجبة فطور بطيئة ، أو التمرين وممارسة الرياضة ، أو اللحاق ببعض أعمالك المتبقية من اليوم السابق. قبل أن تبدأ في الحصول على رسائل البريد الإلكتروني والمهام اليومية التي لا يمكن تجنبها ، استخدم هذا الوقت الهادئ الثمين لمتابعة مبادراتك الخاصة وبدء يومك بضغط أقل وفرح أكثر.
02. خطط وقتك مقدما :
يوميًا وأسبوعيًا ، من المهم الجلوس وإنشاء قوائم المهام مسبقًا. هذا لأنه إذا لم تبدأ أيامك بخطة ، فسيتمكن شخص آخر من القيام بذلك نيابة عنك وستصبح ضمن خطة شخص أخر. لذا اكتب ما تحتاج إلى القيام به في الليلة السابقة أو بعد الاستيقاظ في الصباح بقليل. قم بالتخطيط للاسبوع الجديد في نهاية الاسبوع الدي قبله. هذا يخفف بعض الضغط من صباح يوم الاثنين.
03. تحديد الأهداف التي يمكن تحقيقها :
وجود هدف مسبق هو خطوة مهمة في الوصول إلى الهدف. وهذا يعني وضع أهداف صغيرة ويومية قابلة للتحقيق تضعك على الطريق نحو أهدافك الأكبر. في كل مرة تحقق فيها هدفًا صغيرًا ، ستكون أكثر إلهامًا للاستمرار.
لوضع هذا في المنظور الخاص بك ، حافظ على أهدافك الكبيرة مكتوبة في مكان ما او في ورقة. على سبيل المثال ، انت تريد تحقيق ألف دولار شهريا بعد سنتين من العمل. أو كسب أكثر من 500 متابع على Instagram لشركتك الصغيرة والمتوسطة. ثم قسّمهم إلى مهام يومية صغيرة يمكن تحقيقها مثل بدء ومتابعة فرص المشروع الجديدة أو الانخراط مع عشرة متابعين محتملين جدد.
عدد واقعي من الأهداف اليومية يتراوح بين 3-5 أشياء كبيرة. جربها واعرف ما يناسبك ، ثم قم بزيادة أو تقليل المبلغ بناءً على ما إذا كنت قادرًا على إدارة وقتك وتجنب الشعور بالإرهاق.
04. قم بمهامك المفضلة أولاً :
إذا كان هناك شيء ما في قائمة مهامك يسبب لك نوعًا من الاستياء ، فمن الأفضل التخلص منه على الفور. من المرجح أن تعمل بسرعة لإنجاز ذلك من خلال بدء يومك بهذا ، ولن تضطر إلى إلقاء نظرة على قائمة المهام التي تحتقرها بعد الآن. إنها مهارة واحدة بسيطة لإدارة الوقت والتي ستجلب لك بلا شك السعادة بمجرد التحقق من ذلك.
05. توفيرالصباح لأهم المهام :
عندما تقوم بإعداد قائمة المهام اليومية الخاصة بك ، قم بتحديد أولويات الأشياء الأكثر أهمية. ابدأ يومك بالتحقق من هذه العناصر أول شيء في الصباح (بالإضافة إلى الأشياء الاقل أهمية) بينما تكون مليئًا بالطاقة بعد ليلة من الراحة. سيساعدك التخلص من أكبر الأشياء على الشعور بالإنجاز مبكرًا وتقليل فرص الإرهاق.
06. اعطاء الأولية للمهام الضرورية :
مفتاح الإنتاجية هو الحد من الفوضى والفوضى من حولك. للقيام بذلك ، تأكد من أن لديك مكانًا لكل شيء من ملفات الكمبيوتر إلى العناصر الملموسة مثل الأقلام والدفاتر والمفاتيح. يمكنك التفكير فيما يتعلق بتنسيق الألوان أو إنشاء قوائم منفصلة للمهام الشخصية والمهام ذات الصلة بالعمل. قد يكون من المفيد قضاء نصف يوم في الحصول على كل شيء من أجل تعزيز إنتاجيتك على المدى الطويل.
07. اجمع المهام المتشابهة معًا :
بدلًا من التبديل بين مهام مختلفة لماذا لا يمكنك التركيز ، حاول تجميع الأشياء التي تتطلب نفس المستوى من التركيز والوقت. على سبيل المثال ، بعد الغداء ، قم بتخصيص خمس دقائق لقراءة رسائل البريد الإلكتروني والاطلاع على وسائل التواصل الاجتماعي الاخرى. سيساعدك ذلك على البقاء حاضرًا ومنتِجًا طوال أيامك.
08. قم بإزالة العناصر غير الضرورية من قائمة المهام الخاصة بك
اصنع قائمة شاملة بمهامك لمعرفة ما يمكنك شطبه و ليس مهمًا أو حيويًا حقًا للتقدم في عملك أو لتحقيق هدفك. في عالم من الانشغال والنزعة الاستهلاكية ، غالبًا ما ننغمس في فعل أشياء أو شراء أشياء لا تهم في الواقع أو تحتاج إلى الاعتناء بها في هذه اللحظة بالذات.
09. لا تتعلق بالتفاصيل :
في الكتير من الأعمال والمهام نحتاج الى الغوص في التفاصيل الصغيرة. لكن ادا ما كانت لديك مهام كبيرة لا تركز على التفاصيل الصغيرة أولا ولكن ركز على الامور المهمة حتى تقوم بانهاءها تم عد للتفاصيل الصغيرة ادا ما تبقى لك الوقت لدلك.
10. اتبع مخطط الوقت بشكل جيد :
يمكن أن يساعدك تدقيق الجدول الزمني الخاص بك دقيقة بدقيقة على فهم أين يضيع وقتك بالفعل. هنا ، ستتمكن من رؤية ما يشتت انتباهك ، مثل 30 دقيقة قضيتها على Facebook بعد الغداء أو حديث المطبخ الصغير مع أحد زملائك. بالطبع أن تكون اجتماعيًا أمرًا مهمًا ، ولكن معرفة أنك تفعل ذلك عن طريق الاختيار وليس كعادة مدمرة هو أمر تمكين.
خطط لجدولك الزمني لإزالة الأشياء غير الضرورية والاشياء التي تقوم بتشتيت وقتك. وإدارة وقتك بشكل أفضل. أثناء القيام بذلك ، اترك وقت فارغ بين كل مهمتين، مثل 5-10 دقائق بين الاجتماعات والمهام ، للحفاظ على عقلك وتركيزك وحيويتك والسماح بالفعل بالوقت لإجراء محادثات صغيرة عبر وسائل التواصل الاجتماعي.
11. ما هي الأشياء التي تشتت وقتك:
إن معرفة كيف تقضي وقتك سيساعدك بالتأكيد في التعرف على عوامل التشتيت. ومع ذلك ، لا يجعلها أقل إغراء. يشمل ذلك أشياء مثل التحقق من المنشورات الجديدة على Instagram على مدار اليوم أو الرد على الرسائل على Facebook. إذا وجدت أنه لا يمكنك التحكم في نفسك عند استعمال هده الوسائل ، قم باستعمال تطبيقات تقوم بحظر استعمال وسائل التواصل الاجتماعي لمدة معينة تختارها. RescueTime و Freedom هما تطبيقان يعملان بشكل رائع لحجب مواقع الويب والتطبيقات التي تشتت الانتباه - وهما جزء من قائمة تطبيقات إدارة الوقت التي يمكنك الاستعانة بها للحفاظ على وقتك من الاهدار.
12. حاول بقدر الامكان الانتهاء من مهامك في وقت أسرع:
لا يوجد شيء أكثر إرهاقًا من استمرار تنفيذ المشاريع المتأخرة أو الانتهاء في آخر لحظة. يمكنك خداع نفسك للشعور بالتحكم في وقتك عن طريق تحديد المواعيد النهائية الشخصية الخاصة بك قبل المواعيد المقصودة. سيتيح ذلك وجود ؤقت اضافي إذا ظهرت أي مشكلات في اللحظة الأخيرة. سيساعدك أيضًا على تعزيز ثقتك من خلال انجاز مهامك قبل الوقت المتوقع.
13. الاستفادة من الوقت الفارغ:
سواء كنت تنتظر طبيبًا أو اجتماعًا أو الحافلة التالية ، فإن أوقات الانتظار يمكن أن تكون أفضل اللحظات لإنجاز بعض الأمور. استخدمها للعمل في مهام سريعة مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني أو رسائل الدردشة من زملاء العمل. قد ترغب أيضًا في التفكير في استخدام هذا الوقت للتركيز على هواياتك الشخصية (القراءة والكتابة وما إلى ذلك) أو تمارين تخفيف التوتر (التأمل ، التمدد ، التنفس).
14. توقف عن تعدد المهام :
ربما سمعت هذا من قبل ، ولكن تعدد المهام هو عادة غير منتجة للغاية. ستنجز الكثير إذا كنت حاضرًا في مهمة واحدة في كل مرة. حاول إنهاء شيء واحد قبل الانتقال إلى التالي. إذا حاولت تتبع وقتك ، فستلاحظ بالتأكيد كيف ستساعدك نصيحة إدارة الوقت هذه على التحكم في يومك بشكل أفضل والشعور بمزيد من التقدم.
15. تعلم أن تقول لا:
كونك شخصًا ممتعًا وتقول نعم للجميع وكل شيء بسيط لديك فان هدا مدمر للذات و لوقتك التمين أيضا. لا توجد طريقة أفضل لوضعها. بدلاً من ذلك ، يجب أن تكون الشخص الذي يتولى القيادة في كيفية قضاء وقتك من خلال اختيار العمل في المهام التي تتماشى بشكل مباشر مع عملك وأهدافك الشخصية. لا بأس بعدم الرد فورًا بنعم إذا لم تكن متأكدًا مما إذا كنت تريد فعل شيء أم لا. بدلاً من ذلك ، خذ وقتك في اتخاذ القرار من خلال الرد على طلبات الاخرين الغير مهمة بشيء على غرار "سأفحص جدول المواعيد وأعود إليك".
16. فوض عملك لأشخاص أخرين:
كن صادقًا مع نفسك: هل لديك الكثير من العمل وعليك انهاؤه في أسرع وقت؟ لإنهاء مهامك في الوقت المحدد؟ إذا كان الأمر كذلك ، فمن المقبول تمامًا نقل بعض من أعمالك إلى آخرين مؤهلين للقيام بذلك. بالطبع ، لا تختار شخصًا ستحتاج إلى تدريبه ما لم يكن الوقت الذي تقضيه في ذلك مفيدًا لك على المدى الطويل. قد ترغب أيضًا في التفكير في التعاقد مع موظف مستقل أو مساعد شخصي. وبما ّأننا هنا على مدونة حروف تقنية نهتم بالعمل الحر على الأنترنت يمكنك ايجاد أفضل المستقلين على مواقع الخدمات المصغرة. أفضلها التي أستعملها شخصيا للحصول على خدمات بجودة عالية وبسعر زهيد هي خمسات و فايفر.
17. الاستفادة من اجتماعاتك:
غالبًا ما يُنظر إلى الاجتماعات على أنها "وقت ضائع". يمكنك فعل شيء حيال ذلك ، خاصة إذا كنت المضيف. عند جدولة اجتماع ، يجب عليك تحديد أهداف واضحة ، وتضمين جدول الأعمال وبنود العمل.
18. خلق عادات منتجة:
العادات هي المهام التي نقوم بها بغض النظر عن نوع الحالة المزاجية التي نعيشها في ذلك اليوم ، مثل الاستيقاظ وتنظيف أسناننا أو فحص بريدنا الإلكتروني فور وصولنا إلى العمل كل صباح. خذ هذا المفهوم إلى عملك بشكل أكثر اتساقًا. على سبيل المثال ، إذا كنت كاتبًا ، اجعل نفسك تكتب للساعة الأولى كل يوم قبل الانتقال إلى أي مهمة أخرى. سيضمن لك ذلك إحراز تقدم يوميً وتجنب أشياء أخرلى غير مهمة مثل المماطلة والتشتت.
19. النوم بشكل جيد:
يعد البقاء حتى وقت متأخر لإنهاء مهامك وتناول الطعام في وقت نومك شئ غير جيد بتاتا لصحتك ولعملك. من المرجح أن تشتت انتباهك وتفقد التركيز طوال اليوم التالي بسبب الإرهاق. إذا كنت ترغب في العمل بشكل أسرع وأكثر ذكاءً ، فإن النوم أمر لا بد منه - وليلة كاملة من الراحة تستغرق ما بين سبع إلى ثماني ساعات.
20. حافظ على صحتك:
يعد الطعام الصحي وممارسة التمارين الرياضية من الطرق التي أثبتت كفاءتها أثناء العمل . بدون زيادة هرمونات الإجهاد لديك ، ستكون قادرًا على البقاء ثابتًا طوال اليوم والتركيز على عملك بمستوى متوازن. أحماض أوميجا 3 الدهنية هي أطعمة صحية معروفة بتحسين المزاج وتقليل الإجهاد ، وتشمل مصادر الأسماك والجوز ومعظم البذور. بالنسبة لممارسة الرياضة أو المشي السريع أو التدريبات عالية الكثافة ، يساعد معدل ضربات قلبك على تنشيطك وتغيير طريقة تفكيرك ، مما يسمح لك بالتركيز وإدارة وقتك بشكل أفضل بعد ذلك.